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渡す時は自己紹介をしながら渡し、受け取る時は白紙部を持つようにしましょう。受け取る時には「頂戴致します」などの言葉を発するのが好ましいですね。名刺交換のポイントは、手間取らない事と、手間取らせない事、そして胸の高さで交換する事です。
では、社会人にとっての挨拶というのは、普通に言葉と礼だけのものかというと、そうとは限りません。初対面の相手の場合は、必ず行われる、社会人ならではの挨拶。それは、名刺交換です。名刺交換は、初対面の相手に対して行うビジネスマナーですね。これは単に、個人の挨拶というわけではありません。
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社内文書に関しては、それぞれの書類に関してフォーマット、すなわち定型文が存在しています。よって、それをパソコンに全て取り込んでおけば、特に問題はないでしょう。時候の挨拶などは不要です。基本的には事務的な文章で問題ないので、あまり余計な物は付け加えなくても構いません。